2023年12月1日より、白ナンバー事業者に対してのアルコール検知器使用義務化が本格的に始まり、社用車を保有している各事業所ではアルコール検知器の購入やクラウドサービスの利用開始など、着々とドライバー管理の電子化が進んでいます。多数いるドライバーのアルコール測定記録をアプリで簡単に保存し、サーバ管理する方法が主流になってきました。
一方で、走行記録などの運転日報に関してはまだまだ紙管理している事業所も多くみられます。本コラムでは、運転日報を電子化するメリットや義務化されている業務のポイントについて解説します。

１．運転日報とは

２．運転日報を紙管理するデメリット

これまで運転日報はドライバーによる手書きでの書類作成が主流でしたが、この運用方法にはデメリットがいくつか挙げられます。

１）作成に膨大な時間がかかる

２）正確性に欠ける

手書き管理の場合、人によっては誤字・脱字があったり、忙しさから字が乱雑になったりするため、管理者が記入内容を正しく把握できないこともあります。また、ドライバーが業務終了後に思い出しながらまとめて書くケースもあるため、正確性に欠けることがあります。さらに、記入ミスを見落としたまま保管すると、後日日報の照会を行う時、当時の記憶を頼りに思い出すことになり、精度が低いものになることがあります。

３）データ管理が難しい

運転日報を紙で保管している場合、保管場所の確保も必要です。また、ドライバーの人数が多いほど書類も増えるため、管理が難しくなります。過去の日報を照会する際に、該当データを探し出すのに時間がかかる上、管理が行き届いていないと紛失する恐れもあります。

３．運転日報の電子化で実現可能になること

運転日報は、電子管理をすることで業務を大幅に効率化できます。電子化によって得られるメリットについて解説します。

１）作業効率が向上する

運転日報の記入を電子化することで、大幅に作成時間が短縮します。
例えば、表計算ソフトのエクセルは手軽に電子化できる方法のひとつで、テンプレートを用いればほとんどコストをかけず運用することができます。また、運転日報アプリやクラウドサービスには自動入力機能やGPSで位置情報を自動記録する機能などがあり、リアルタイムで正確な情報を漏れなく記録することができます。
ただし、クラウドサービスの利用にはコストもかかるため、導入は慎重に検討する必要があります。

２）正確なデータ取得

運転日報の精度を高める上でも、電子管理は大いに役立ちます。
例えば、運転日報システムと連動して日報を作成した場合、正確な時間・位置情報・車両情報などが自動記載されます。記入漏れやミスがあると管理者に通知されるため、記録の精度が向上します。また、AI顔認証ログインなどセキュリティ面に力を入れているサービスでは、なりすましやデータ改ざんなどのリスクを防止することができます。

３）物理的なスペースが不要なデータ管理・保存

紙管理では保管スペースの確保や、管理簿のファイリング作業が必要でしたが、電子データで管理することでその手間を一気に省くことができます。
例えば、クラウドサービスを活用して運転日報を電子化した場合、参照したいデータをすぐに検索することができ、簡単に調査・分析ができます。また、データはクラウドサーバに保存されるため、保管スペースは不要、さらに共通のデータを複数人で確認できるため、担当管理者が出張等で不在でも別の管理者や、拠点が違う事業所の管理者がデータの確認ができるといったメリットもあります。

４．「あさレポ」の運転日報オプションってどんなサービス？

「あさレポ」のサービスには、アルコールチェックや検温の測定データを記録管理するだけでなく、「運転日報オプション」という運転日報に特化したオプションサービスがあります。「運転日報オプション」の特長は、専用アプリで簡単に走行記録の登録ができ、アルコールチェックの記録とともに日報形式で確認することができる点です。

また、車両点検記録と体調記録も併せて利用することで、運転前に車両の状況をチェックするだけでなく、ドライバーの心と体の健康状態も確認することができ、ドライバーの体調不良による事故などのトラブルを未然に防ぐことに繋がります。

５．運転日報オプションに便利な新機追加！

これまでの機能に加えて新たに「ルート記録」の提供を開始しました。「ルート記録」機能とは、スマートフォンのGPS機能を使って走行記録を自動登録することができる機能です。これまで走行記録の入力は、各ドライバーがODOメーターなどの数値を見てアプリへ手入力する方法でしたが、この新機能を使うことでより簡単・正確に記録を残すことができます。リアルタイムでドライバーの走行状況が把握できるため、ドライバーが今どこにいるのかの確認や、ルートの最適化、さらに緊急時もドライバーへ迅速に指示ができます。

６．まとめ

アルコールチェック測定データの記録や管理の電子化が進む一方で、運転日報の記録や管理はまだまだ紙管理が多く、安全運転管理者に大きな業務負担がかかっています。本来、運転日報は不測のトラブルを未然に防いだり、ドライバーの労働環境を整えたりするために役立つ資料であるにもかかわらず、その作成や管理に多くの労力と時間を費やすのは本末転倒です。
電子管理へ移行することで、管理者の業務負担軽減だけでなくドライバーの入力作業も簡素化され、業務効率化につながります。
導入にあたり、コスト面や使用感などで不安な点もあるかもしれませんが、まずは必要最低限のシステムを導入し、段階を踏んで導入範囲を広げることも可能です。「あさレポ」は、定額プランや従量課金プランなどの柔軟な料金体系や分かりやすいサービス内容でお客様のニーズに合わせたプランの提案が可能です。
ドライバー管理について、まずはお気軽にお客様のお悩みや課題をお聞かせください。