第07回　2022.06.09 / 最終更新：2022.11.22

昨今のハンコ廃止の背景とのハンコの代わりになるものとは？②

 

 

 

 

皆さんの会社では書類への押印は減りましたか？日本のハンコ文化には歴史があります。皆さんも、実印、銀行印、認印など、何本ものハンコをお持ちかと思います。ハンコを一朝一夕に無くすのは難しいですが、ハンコの代わりになりそうなものについて調べてみましょう。

 

 

日本でのハンコ廃止でハンコの代わりになるものって何？

ハンコの代わりになるものとして電子印鑑が注目されています。事務作業の効率化や印刷費の削減、押印の誤りによる負担が減ることなどのメリットがあります。

他に、ハンコの代わりになる手段には電子署名があります。そもそも、印鑑で本人確認や証明などを行う制度は日本独自のもので、海外では電子署名が主流になりつつあります。

電子署名には、電子文書に付与することにより、電子文書を本人が作成・確認したことや、改ざんされていないことを証明する役割があります。さらに、公開鍵暗号を用いることによって情報漏洩を防ぐことができるためセキュリティ面で優れています。

 

電子印鑑って何？電子印鑑の仕組みとは？

電子署名法が施行されたことで、電子署名や電子印鑑が使われた電子文書が使われるようになりました。

ここで電子印鑑とはデータ化された印鑑のことで、PDFなどにデータ化された書類に対し、データ化された印影を押すというものです。

この電子印鑑には印影を画像に変換したものと、印影に使用者の識別情報が保存されたものの2種類があります。

印影を画像に変換したものは、実際の印影をスキャナなどでPCに取り込みます。さらに背景を透過させ、データ化された書類に貼り付けるという仕組みです。

複製されやすいことや、本人が作成したかどうか判別しにくいということから、社内の回覧文書に使用する程度のものとなります。

一方、印影に使用者の識別情報が保存されたものについては、具体的な作成手順はサービスごとに異なります。ただ、いつ誰によって押印されたか記録される仕組みになっているため、社外文書としての使用も可能です。

 

企業で電子印鑑を導入する方法とは？

電子印鑑を導入すると、押印のために出社する必要がなくなるため、テレワークなどのリモート環境で威力を発揮します。

電子印鑑の作成方法には、自身で作成する方法やサービスを利用して作成する方法があります。もｍく

まず、自身で作成するには、実際の印鑑の印影を写真撮影し、スキャンしてPCに取り込みます。さらに画像編集ソフトで印鑑透過処理を行います。

対外的な取引にも対応可能な社印として使用するなら、使用者を管理する機能を備えている電子印鑑サービスを利用するのがおすすめです。

通常、クラウド上で文書への電子印鑑の押印や回覧が可能で、いつ誰が押印したのか分かるため、信頼性やセキュリティ面で優れています。

導入コストや月額使用料などのコストが必要となりますが、安心して使えるというのは大きなメリットです。

 

 

企業で電子印鑑を導入するときの注意点とは？

電子印鑑の導入は企業にメリットをもたらす一方、注意しなければならない点もあります。企業として電子印鑑を導入する場合、次の4つの注意点があげられます。

①電子印鑑のセキュリティ対策として、使用者の情報を印影に付与できる電子証明書が施されたものを用いる必要があるという点

②セキュリティ対策を講じた仕組みには導入コストがかかるという点

③有料か無料かによって、法的効力やセキュリティの強さに差がある点
　有料の方が信頼度は高く、実印に近い効力を持つ場合が多いです。

④取引先企業への周知と同時に、取引先でも電子印鑑の使用が認められているか確認する必要がある点
　従来の印鑑の信頼性は依然として高く、電子印鑑が取引に使えない場合もあります。

電子印鑑を効果的に使用するためにも、注意点をしっかり理解し、企業にとっての適切な方法を検討することは不可欠と言えます。

 

脱ハンコのためにグループウェア導入がおすすめの理由とは？

社内文書に押印するという作業は、総務や経理部門を中心に根強く残っており、このことが業務効率化のネックにもなっています。

その他の部署でも稟議書や経費などの申請書類があり、これらは申請者・承認者・決裁者などの押印が必要となります。

グループウェアを活用すれば、紙のフローに伴う煩わしさが解消でき、業務効率化だけでなく紙の管理・保管コストの削減もできます。

グループウェアは脱ハンコを目的とするツールではありませんが、一連の業務が自動化・電子化されるため、ハンコを使う必要はなくなります。

脱ハンコによってコスト削減や工数削減にもなるので、グループウェアなどのデジタルツールの導入が便利です。

 

 

昨今の脱ハンコの背景とハンコの代わりになるものについて②

テレワークが導入されて間もない頃、押印業務のためだけに出社するという事例が数多くありました。それもあってハンコ廃止が叫ばれるようになりました。

ハンコの代わりになるものには電子印鑑や電子署名という手段があります。電子印鑑には印影を画像に変換したものと、印影に識別情報が保存されたものの2種類があります。もし電子印鑑を導入するなら、取引先にも通用するものにするということなどに注意しなければなりません。

コロナウイルスの蔓延という想定外の事態がありデジタル化の実力が試されましたが、日本のデジタル化はお粗末なものでした。世界レベルにデジタル化を進める意味でも、グループウェアなどのツールの力を借り、まずは脱ハンコから進めていきましょう。

 

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