第05回　2022.05.23 / 最終更新：2022.11.22

グループウェアを導入する際に失敗しがちなこととは？

 

 

 

業務効率化やコミュニケーションの円滑化が図れるグループウェアですが、皆さんの会社では期待通りの効果が出ているでしょうか？グループウェアを導入した会社の中には、あまり効果が出ていないケースもあるようです。ここでは失敗から学べるグループウェア導入時の注意点をまとめておきましょう。

 

 

グループウェア導入時に一斉に導入すると失敗しやすいのはなぜ？

これまでの体制から新しい体制へ移行する際には、何かしらのトラブルが発生しがちです。これはグループウェア導入時でも同様で、一斉に導入すると失敗しやすいと言われています。従来のやり方から新しいやり方に切り替えた瞬間は、どうしても作業ミスや反発が生まれてしまうのです。

グループウェアは基本的に会社全体に導入して、その管理体制を統一するものですが、それ以前の管理体制は部署ごとにやり方が異なっている場合も少なくありません。従ってグループウェアを全体に一斉導入すると、こちらの部署ではスムーズに移行できたのに、あちらの部署は大混乱といった事態も起こりかねません。

また実際に導入してみると、事前に予期できなかった問題点が出てくるケースもあります。新体制に慣れるまではただでさえ時間がかかるものですが、そこに予想外のトラブル対処も加わってしまうことになるのです。

そういった事態を避けるため、グループウェアを導入する際はまず、小規模な導入実験を行い、少しずつ移行し、問題点を洗い出していくことが大切です。

 

 

グループウェア導入時に従業員のストレスが失敗につながるのはなぜ？

グループウェアを導入する時の問題点の一つは、パソコン作業を苦手とする従業員がいるという点です。

そういった従業員はグループウェアを使いこなせない、従来のやり方を続けてしまうなど、全体の流れに不和をもたらしてしまうことがあります。

またパソコン操作に慣れている従業員でも、グループウェアにストレスを感じる要素は潜んでいます。

社内チャットなどでのやり取りは、システムにつながっている端末さえあればいつでもどこでも行えるのが利点ですが、それ故にどこにいてもメッセージが届いてしまい、気が休まらないという人も出てくるのです。

場合によっては終業後にもメッセージが届き、その返事を迫られるようなことも起こります。こうしたストレスから従業員がグループウェア疲れ、グループウェア離れを起こしてしまうケースもあるので、導入する際はそれらのサポートまでしっかり考えておくことが求められます。

 

 

グループウェア導入時に現場の意見を聞かずに失敗するのはなぜ？

グループウェアの導入に際して、実際に現場の意見を取り入れなかったせいで失敗してしまった企業もあるようです。

多くの企業では、こうしたシステムの導入をトップダウンで決定してしまいます。しかし、実際にグループウェアを毎日使うようになるのは、現場の従業員です。

また、必ずしも備わっている機能が多い方がよいというわけではなく、全員にとって使いやすい機能であることが重要な視点です。現場が使いにくいと感じたり、導入の目的が理解できていなかったりした場合、現場に混乱を招いてしまいます。

そうなれば、業務の効率化は期待できません。現場の意見が反映されての導入であれば、自分たちが選んだシステムであるということへの責任やモチベーションが伴います。

現場の意見から問題点を把握し、会社のニーズに応じたグループウェアを導入することは、失敗を避けるために不可欠であり、本質的な作業効率化をもたらすことになります。

 

 

グループウェア導入時に運用ルールが無いことで失敗するのはなぜ？

グループウェアを導入する際に、運用ルールを明確化しておかないと失敗してしまうことがあります。

システムを統一して業務効率をアップさせるのがグループウェアの大きな役割と目的ですが、同じシステムを使っていても各々の部署が独自のやり方を作り始めてしまっては元の木阿弥です。

それを防ぐためグループウェア導入と同時に、大まかでもよいのでシステムの使い方についてルールを決めておく必要があると言われています。特にスケジュールや作業の進捗状況などの会社全体で共有した方がよい部分については、明確にルール化し記入方法などを統一しておきましょう。

その際のコツは「なるべくシンプルかつ分かりやすいルールにする」ということです。ルールが複雑で分かりにくいと、従業員たちの困惑を招いてしまうので、誰でもすぐに理解できるように作ることが大切です。

またグループウェアを利用すると、時間や場所を問わずに業務ができてしまい、終業後や夜遅くにも仕事を迫られて、従業員が疲弊するといったケースも起こります。こういったケースも、「何時以降に来たメッセージの返信は翌日で可」などといったルールを作ることで従業員の負担を軽減できます。

 

 

グループウェアを導入する際に失敗しがちなこと

従来のやり方とはまったく違うシステムに移行する際にはよく問題が起こります。グループウェア導入時も同様で、全社的に一斉導入すると部署ごとに差が生まれ失敗することもあります。

パソコン作業を苦手とする従業員には、扱い慣れないグループウェアの操作がストレスになり、グループウェアを敬遠しがちになります。また、トップダウンで導入したあまり、実際に使う従業員には不要な機能であったり、使いにくい機能であったりすることで失敗につながります。また、運用ルールを決めていないことで、各自がバラバラな使い方をし、システムの統一化ができないで失敗することもあります。

グループウェアの導入にはコストも手間もかかります。失敗例を参考にし、導入後はゆっくりでも効果が出るようにしましょう。