第06回　2022.05.30 / 最終更新：2022.11.22

昨今のハンコ廃止の背景とのハンコの代わりになるものとは？①

 

 

 

 

 

皆さんの会社では書類に押印する機会は減りましたか？感染症のパンデミックもあり、脱ハンコが叫ばれ始めてからしばらく経ちました。日本のハンコ文化は根強いものがあり、一朝一夕には脱ハンコとはならない事情もあります。脱ハンコについて今一度考えてみましょう。

 

なんで日本ではハンコ文化が定着したの？

そもそも印鑑は紀元前メソポタミア文明から始まり、エジプト・ギリシヤ・ローマと各地へ広まりました。さらに、シルクロードを通じてアジアへも伝播し、中国で印鑑文明が大きく発展しました。

それが日本に伝わり、奈良時代には政府や地方の支配者の公の印として使われ始めたのが始まりです。平安・鎌倉時代になって、公印の他に個人の印として印鑑を押す習慣が定着しました。

江戸時代には行政や商業の場面で使用する機会が増え、庶民にまで印鑑が普及し、習慣化していきました。さらに明治時代になると、公の印はすべて法律の規定に従って管理・使用されることになり、個人の印には印鑑登録制度が導入されました。

ハンコ文化が江戸時代までに浸透していたこと、取引の信用性を高めるために実印が使われたことに加え、明治維新後に庶民も苗字を名乗ったことが相まって日本にハンコ文化が定着しました。

 

日本でハンコ廃止を促進することになった背景とは？

感染症のパンデミックをきっかけに、ハンコ廃止が促進されることになりました。テレワークを導入する企業が増えましたが、押印や書類への署名・確認のためにわざわざ出社するケースが相次ぎました。

さらに、押印が定着していることやテレワークの普及が進まないことで、ペーパーレス化が進まないことも問題になっています。

ペーパーレス化が進まないことにより、他の拠点や取引先への郵送などの業務が必要になったり、書類の保管や印刷などのコストがかかったり、書類の印刷や製本に時間がかかることがあります。

事務作業が増えることにより、本来取り組むべき業務にかける時間が削られて、生産性の低下につながっています。そのような問題解決のために、ハンコ廃止が促進されているのです。

 

企業におけるハンコ文化を廃止することのメリットとは？

ハンコ文化が抱える大きな課題は、多くの人の押印が必要な場合に時間がかかるということです。書類を持って行ってもすぐに押印してもらえるとは限りません。

しかし、ハンコを押す必要がなければ「押印待ち」という無駄な時間がなくなり、業務がスムーズに進むことにつながりなります。企業におけるハンコ文化に変わるものとして電子署名や電子承認ツールが主流になりつつあります。

これらはインターネット環境が整っていれば、いつでも・どこからでもアクセス可能です。オンラインで承認できるためペーパーレス化にもつながります。

電子化した書類はセキュリティを強化することができるため、コンプライアンスを強化することも可能です。

 

企業におけるハンコ文化を廃止することのデメリットとは？

ハンコ文化の廃止には大きく4つのデメリットがあります。1つめがセキュリティ面です。インターネット上で署名する場合、本人が目の前で印鑑を押すわけではないので、なりすましや不正使用が心配されます。

2つめが電子署名などのシステム導入費用がかかるということです。サービスの内容により費用はさまざまですが、ライトな機能であれば月額2千円から高度な場合だと10万円以上というものまであります。

しかし従来通りの紙ベースのハンコ文化の場合でも、紙代や印刷代は月々かかるので、費用面が必ずしもデメリットになるという訳ではありません。

3つめは業務フローが変わるという点です。電子ベースでのやり取りになるため、利用する従業員に対してマニュアル作成やレクチャーの必要が出てきます。

4つめは心理的な負担が大きいという点です。ハンコ文化は長年日本に根付いている文化のため、急な変更をすんなりと受け入れられないという方もいます。

 

企業で脱ハンコする方法とは？

脱ハンコの方法として期待されているのが電子署名や電子承認ツールです。これらのWebツールを導入するにあたり、まずは押印が必須な書類を仕分けることが重要です。

次にセキュリティ対策を万全にすることです。データは改ざんの可能性があるため、セキリティ対策がなされた電子署名や電子承認ツールから選択する必要があります。

契約書など、相手とのやり取りに必要な書類の場合、相手側も電子署名制度を利用している必要があります。そのため自社だけではなく、相手も電子署名が可能であるかの確認も必要です。

脱ハンコが進めばオンライン上で承認できるため、時間や場所の制限がなくなります。承認されるまでの時間を短縮することができ、業務がスムーズに進むことになり、セキュリティ対策さえ万全にすれば多くのメリットがあると言えます。

 

 

昨今のハンコ廃止の背景とハンコの代わりになるものについて①

中国で発展した印鑑文明が日本に伝わり、奈良時代に使われ始めたのが日本でのハンコ文化の始まりです。ハンコ文化が残ることでテレワークやペーパーレス化が進まないという問題があり、ハンコ廃止が叫ばれるようになりました。

ハンコを押す必要がなければ「押印待ち」という無駄な時間がなくなります。オンラインで承認できるようになればペーパーレス化にもつながります。ただ、セキュリティ面やコスト面でのデメリットがあります。

脱ハンコを目指す手法には電子署名や電子承認ツールの利用が考えられます。セキュリティ面の対策を取り、対外的にも使えるようになればメリットは膨れ上がります。皆さんの会社でも脱ハンコをきっかけに業務効率化やペーパーレス化に取り組んでみて下さい。

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