社会福祉法人しおかぜは、利用者の方々により心地良いサービス＝「居場所」を提供するために、また、職員にとってもより居心地のいい職場環境になることを目指して「ここレポ」を導入しました。

「ここレポ」採用の経緯などを社会福祉法人しおかぜ　本部採用担当　中谷勇作様にご回答いただきました。

Q1．貴社の事業概要をご教示ください。

A1．社会福祉法人しおかぜは、岡山県倉敷市で介護・保育の福祉施設全12事業所の運営をしています。法人と職員、そしてわたしたちの地域がお互いに助け合い、貢献し、感謝され、自分も相手も社会も嬉しくなる「居場所」を目指して日々活動しています。

Q2．ご担当されている業務の内容をご教示ください。

A2．本部で採用担当をしています。

しおかぜでは、施設利用者だけでなく地域社会全体を「利用者さま」と捉え、『心地よいサービス＝それぞれの「居場所」』を提供することを理念としています。 また、職員にも『働きやすい職場＝「居場所」』を整え、獲得した利益を職員とその家族へ正しく還元することを重視しています。

利用者により良いサービスを提供するために、「相手の立場に立って行動できる」「感謝を素直に言葉で表せる」「利用者一人ひとりに真摯に向き合い、ひたむきに努力できる」人材を求めており、毎月1～2名の採用を目指して活動をしています。

Q3．今回、「ここレポ」を採用された理由をご教示ください。

A3．「ここレポ」導入以前から、職員本人から直接相談があった場合にのみ、管理者、本部の採用担当者と本人の3人で対面での面談を実施していました。

しかし、本部と各事業所に配属された新入職員が普段からコミュニケーションを取るための手段がほとんどなく、入社後に各事業所へ配属された新入職員との接点が少ないという状況で、入社から1か月ほどで相談なく離職してしまうケースが散見されました。

また、介護・保育事業の特徴として、施設利用者やそのご家族、事業所内の多様な職種、関係者など、様々な人と関わる場面があるため、調整能力が求められます。

しかし、コミュニケーション手段がないため、相談がしづらく、職員が抱えている不安が解消されないことに課題を感じていました。

そこで、職員の持つ能力を十分に発揮できる「居場所」づくりと、離職を決断する前の段階で変化に気付き、環境を整備する必要性を感じ、「ここレポ」の採用に至りました。

Q4．製品の比較・選定時に特に重視していた点を教えてください。

A4．「ここレポ」の導入に際し、他サービスとの比較検討はしていなかったものの、当時求めていたコミュニケーション手段が欲しいという要件に最も合っていたのが「ここレポ」でした。

特に、新入職員に限定して運用可能であること、1人1台PCがなくても個人のスマートフォンで利用できること、継続しやすい価格設定であることの3点が「ここレポ」を導入した主なポイントです。

Q5．「ここレポ」導入後の効果をご教示ください。

A5．入社直後から新入職員に「ここレポ」の報告機能を利用して、日々自身の調子や報告事項を申告してもらっています。申告の内容は、普段から本部の担当者が各事業所に配属された新入職員の状況を把握するために活用しています。

そして、入社後約3ヶ月を目安に面談をし、その結果、問題がないと判断した場合に「ここレポ」の利用を終了するという方法をとっています。

面談の際には、「ここレポ」に蓄積された申告の記録や対応履歴データを管理帳票として出力し、対話内容の整理や確認に活用しています。

前出の通り、「ここレポ」導入以前は、直接相談があった場合にのみ面談を実施していました。「ここレポ」を導入して、新入職員に日々調子の報告をしてもらうことで、面談をするきっかけができ、スムーズに面談ができるようになりました。

さらに、日々利用している職員の気持ちの変化が可視化されるため、わずかな不調に早期に気づき、対応することができています。例えば、不調の報告が３日以上続いている場合には、現場にいる対象職員の上司、または本人に直接連絡し、面談を設けています。

Q6．「ここレポ」を実際に利用している方々の反応をご教示ください。

A6．

利用している現場職員の声

「ここレポ」があることで、いつでも相談できる安心感があります。

また、「ここレポ」アプリ自体の操作画面が簡単で、操作しやすいと感じています。

アプリを閉じる前に、報告の最後にある終了ボタンを忘れずに押して、必ず結果が反映されるように気を付けています。

管理者の声

複雑な操作が不要なシンプルな設計で、操作しやすいと感じています。

「ここレポ」の中でも特に活用しているのは、日々の報告から蓄積されたデータを管理帳票として出力する機能です。出力した管理帳票を保存し、職員の入社から3ヶ月を目途に実施する面談時や、現場にいる職員の上司との打ち合わせ時に利用しています。

Q7．鈴与シンワートの評価をご教示ください。

A7．操作マニュアルがわかりやすく、スムーズに導入できました。

運用開始後も、メールで相談できるサポート体制が整っていたため、問題なく運用できています。

Q8．今後、鈴与シンワートに期待することはありますか？

A8．「ここレポ」には、現在の機能に加えて、勤怠システムのICカード打刻との連携や、コロナ化から実施している検温ができるオプションが加わると、さらなる活用につながると期待しています。

Q9．「ここレポ」の導入を検討しているほかのお客様へアドバイスお願いします。

A9．「ここレポ」のみで離職を完全に防ぐことは難しいものの、退職を決意する前の段階で相談してもらえるきっかけをつくるツールとして有効だと感じています。特に、比較的悩みを抱えやすい新入職員が相談できる場として活用が期待できます。

今回はありがとうございました。