第06回　2021.03.30 / 最終更新：2021.03.30

Microsoft 365に社内のファイルを集約し、安全性と利便性を高め、社内の活性化も可視化しよう

こんにちは。佐々木昌子です。

前回のコラムでは多くの企業では電子ファイルがローカルPC、クラウド上の各種サービス上に点在しているため管理が煩雑になり、漏えいのリスクも増していることを解説しました。そこでMicrosoft365を活用することでローカルPC上のファイルもクラウド上に点在しているファイルも網羅的に管理をしましょうという提案をしました。

 

今回はファイルを網羅的に一元管理することで得られる新たなメリットについて解説いたします。これは実際に私の顧問先の企業でも活用している方法なのですが、社内の活動状況はファイルを一元管理することでおおよそ見えてくるということです。

 

特に最近ではコロナ禍によりテレワークが進んでいます。経団連参加企業では非常事態宣言下では65％の社員をテレワークでのリモート出社を実現しています。リモートワークの場合、成果物でしか社員の活動を評価しにくい状況になります。それはそれでよいことなのですが、業務によっては成果が見えにくい業務もあります。そのような時に、活動状況をMicrosoft365と補完ソリューションで補うことができます。

 

このコラムを掲載いただいている鈴与シンワートではIntelliRePortというMicrosoft365上のファイルや情報ソースをどの組織がどれくらい活用しているかをインジケーターで見ることもでき、さらには内部統制用の監査にも活用でき、業務が適正な手順で行えるかもチェックできます。IntelliRePort ではMicrosoft 365上の 監査ログを収集・長期保管・出力できるため、必要時には監査対応レポートとして利用できます。このようなことができるのも情報がMicrosoft365上に集約されているからです。

 

さらにはリモートワークの課題でもある後輩指導にも活用できます。コロナ禍になる前は、同じオフィスで後輩や部下の仕事ぶりを横目で見ながら、アドバイスもできました。リモートワークが中心になってから、後輩や部下の仕事ぶりをチェックしにくくなったため、なぜ、その部下の仕事の品質が良くないのか、仕事が遅いのかをチェックにしくくなっていると思います。

 

そのような時に、IntelliRePortを活用することで部下の業務状況が可視化できるため、より正確なアドバイスを行いやすいと思うのです。現実的にはIntelliRePortのレポートを見ながら、個人面談などでいろいろ話を展開できると思うのです。

 

さて、今ある程度の企業規模のお客様ではMicrosoft365を利用していると思います。皆さん、Microsoft365を活用できていますでしょうか？

 

企業の情報が集中するMicrosoft365では様々な活用方法があると思います。IntelliRePortを活用することで情報の可視化ができるようになり、その可視化によって生産性の向上、監査活用もできるようになります。興味がある方は、以下のページより資料を請求できます。興味がある方は、以下のページよりお申し付けください。

 

IntelliRePort　https://suzu1.shinwart.com/office365/intellreport